Leietakerhåndbok

Det er viktig at du gir beskjed om eventuelle utfordringer i bygget eller lokalene dine, slik at vi kan gi deg best mulig service til enhver tid. Send spørsmål og henvendelser til service@gi.no, så sørger vi for at riktig person kontakter deg så fort som mulig.

Det kan typisk være når:

• Du har spørsmål om lokalene du leier.
• Du lurer på noe om leieforholdet ditt.
• Du vil komme i kontakt med noen som jobber hos oss.
• Du trenger hjelp fra håndverkere.

Tilleggstjenester og innvendig vedlikehold

Ombygginger og andre endringer i lokalene dine må godkjennes av huseier. Vi har dyktige håndverkere som tar seg av gårdeier- og fellestjenester på eiendommen, og kan sette deg i kontakt med dem ved behov. Send en e-post til service@gi.no, så hjelper vi deg gjerne. Merk at håndverkertjenester innenfor eget leieareal, som ikke skyldes feil og mangler i henhold til våre forpliktelser, vil faktureres deg direkte.

Detaljert informasjon om retningslinjer knyttet til ombygging eller forandringer i lokalene finner du i leiekontrakten din. Husk at du må ha godkjenning for å bruke mer strøm, vann, luft, kjøling eller avløp enn det lokalene var utstyrt med da kontrakten ble inngått.

Her får du en oversikt over hvilke avdelinger som har ansvar for hva i GI.

Drift

Tar seg av vedlikehold og den daglige driften på eiendommen. Vi er her for å gjøre hverdagen din så knirkefri som mulig.

Marked

Har ansvar for utleie og reforhandling av leieavtaler. Kontakt oss hvis du lurer på noe knyttet til kontraktsforhandlinger, forvaltning eller har endrede plassbehov.

Økonomi

Tar seg av fakturering‚ regnskap og rapportering.

Som huseier skal GI sørge for at lokalene dine er forsvarlig vedlikeholdt og utstyrt. En ansvarlig brannvernleder sørger for at vi følger gjeldende lover og forskrifter om brannvern. Vi har laget et internt system for dokumentasjon av brannsikring, og utarbeidet en brannvernperm som inneholder branninstrukser og brannverntiltak. Som leietaker må du kjenne til og følge disse instruksene, slik at du bidrar til en god brannsikkerhet i bygget.

Gjør deg kjent med:

• Rømningsplaner og rømningsveier.
• Utganger og nødutganger.
• Brannslanger, brannslokningsapparater og redningsutstyr; hvor de er plassert og hvordan du bruker dem.
• Din faste møteplass ved evakuering.

Husk at rømningsveier og nødutganger ikke skal blokkeres, og at brannutstyr ikke må dekkes til. Oppdager du feil eller mangler knyttet til brannsikkerhet? Ta kontakt via service@gi.no.

Hva må du gjøre som leietaker?

• Utnevne en etasjebrannvakt (ETA) og en brannansvarlig (RB). Sistnevnte kun hvis leieforholdet ditt går over mer enn ett lokale i én etasje.
• Sørge for at de ansatte får opplæring i brannsikkerhet.
• Melde fra om alle forhold som er av betydning for brannsikkerheten i bygget.

Hva må vi gjøre som huseier?

• Passe på at vi følger myndighetenes krav til brannSørge for at alle leietakere har en etasjebrannvakt (ETA), eventuelt en brannansvarlig (RB), og at de får tilstrekkelig opplæring.
• Være ansvarlig overfor brannvesen og offentlige myndigheter.

Brannvernkurs

GI tar brannvern på alvor. Etter evakueringsøvelsen er gjennomført, sørger vi for at brannvernansvarlig og etasjebrannvakter får mulighet til en gjennomgang med brannvernleder. Kurset holdes hos hver enkelt leietaker.

Brannøvelser

Vi holder jevnlige brannøvelser på bygget. Når brannalarmen går skal alle evakuere uansett tidspunkt. Det er viktig at du sørger for at alle ansatte deltar på øvelsene, og at de blir gjennomført på en skikkelig måte.

Falsk alarm

Vi vil selvsagt unngå at brannvarslingsanlegget ringer i tide og utide, både av praktiske og sikkerhetsmessige grunner. Derfor har vi egne prosedyrer ved ombygginger og varme arbeider som kan utløse brannalarmen.

Bygget er utstyrt med:

• Brannvarslingsanlegg *
• Brannslanger og håndslokkeapparater.
• Nødbelysning som markerer rømningsveier.
• Komplett sprinkleranlegg *

Brannvarslingsanlegg *

Anlegget har adresserbare detektorer som varsler brannvesenet direkte. Det er plassert manuelle brannmeldere ved rømningsdørene, og brannklokker i alle leielokaler og fellesarealer. Løste rømningsdører åpnes så fort brannalarmen går.

Nødutganger og rømningsveier

Nødutganger og rømningsveier er godt markerte. Sørg for at de holdes ryddige, og at alle ansatte kjenner til dem.

Nødbelysning

Rømningsveiene er merket med nødbelysning. Grønne markeringsskilt lyser kontinuerlig, mens hvite ledelys tennes straks strømmen går. Nødbelysningen lyser i minst en time etter at strømmen går. Det er plassert markeringsskilt ved alle rømningsdører.

Elektriske apparater og opplegg

Skjøteledninger skal ikke brukes. Kaffetraktere må ha en tids- eller termostatstyrt bryter, slik at de slås av automatisk etter en stund.

Varme arbeider

Varme arbeider, som for eksempel sveising og bruk av skjærebrenner, må godkjennes av huseier minst et døgn i forveien. Kontakt driftssjef/ansvarlig brannvernleder på tlf. 957 03 007 for å melde fra.

Branncellebegrensende bygningsdeler

Hvert lokale, samt rømningsveier og tekniske rom/eltavler, er egne brannceller. Det betyr at vegger og dører er designet for å holde en brann ute i 60 minutter. Ikke la en håndverker lage hull i branncellene uten å gi beskjed til service@gi.no eller på tlf. 35 90 01 90. Du må selv bekoste en eventuell branntetting etter en slik jobb.

Hva gjør du hvis du oppdager brann?

1. Varsle alle som befinner seg i lokalet. Bruk manuell brannmelder og kontakt utførende brannvernleder (UB) så langt det er mulig, eller kontakt brannvesenet direkte på tlf. 110.
2. Redd mennesker eller dyr som er avhengige av hjelp. Ta dem med til avtalt møteplass eller til et annet trygt sted. Husk at du ikke kan bruke heisen når det brenner.
3. Slukk brannen hvis det er mulig.
4. Begrens faren for deg selv og andre. Har ilden fått overtak, må du forlate bygningen snarest. Lukk dører og vinduer bare hvis du har tid.
5. Veiled brannvesenet om hendelsesforløpet og hvor det brenner dersom ansvarlig brannvernleder (AB) eller utførende brannvernleder (UB) ikke er til stede. Etasjebrannvakter møter utenfor hovedinngangen.

Det er vår jobb å sørge for at du kan drive din virksomhet på en enkel og trygg måte. Derfor har vi utarbeidet gode rutiner som ivaretar alle fellesfunksjoner på bygget. I dette kapittelet får du en oversikt over hva du kan forvente deg, og hvem som har ansvar for hva knyttet til blant annet sikkerhet, avfallshåndtering, renhold og vedlikehold.

Brannalarm *

Brannvarslingsanlegget vårt er direkte tilknyttet Skien Brannvesens 110-sentral og huseier (les mer om brannsikkerheten i bygget under «Brannvern»).

Adgangskontroll *

Det er montert avanserte alarmanlegg og adgangskontroll i hele bygget. Alle ytterdører er utstyrt med FG-godkjent lås.

Husk at det er ditt ansvar å sikre virksomhetens lokale på en forsvarlig måte. I kontorer som har direkte innsyn fra gateplan, kan det være en fordel å fjerne eller skjule verdisaker når lokalene forlates. Utenfor vanlig kontortid (08.00 – 16.00 på hverdager) skal alle dører være lukket. Husk at sylindrene som er montert i byggets kortleser- og dører ikke må fjernes.

Som leietaker er du ansvarlig for alarmer/utrykninger som utløses av ansatte. Hvis noen er uheldige og utløser en alarm, kan de ringe Securitas på tlf. 05010, eller vise adgangskort og legitimasjon til vekteren som ankommer.

Låsesystem *

Bygget er utstyrt med et avansert låse- og adgangskontrollsystem. Det er driftsansvarlig i GI som administrerer og vedlikeholder dette. Du når vedkommende på tlf. 957 03 007 eller ved å sende en e-post til service@gi.no.

Adgangskort *

Adgangskort og koder blir utlevert ved innflytting. Nye eller tapte/ødelagte adgangskort bestilles ved å sende en e-post til service@gi.no. Disse faktureres fortløpende. Vi ønsker at leietaker utpeker én kontaktperson (maks to) som står for bestillinger av adgangskort.

NB! Husk å melde fra til driftsansvarlig om stjålne eller mistede adgangskort så fort som mulig. Merk at brannvesenet er utstyrt med et adgangskort til bygget i tilfelle nødsituasjon.

Vakthold *

Securitas AS er leid inn for mobilt vakthold i bygget. Av sikkerhetsmessig årsaker er det kun erfarne vektere som kjenner eiendommen godt som inspiserer bygget utvendig.

GI har ansvaret for renhold av fellesarealer og utearealer.

• Inngangspartier og fellesarealer rengjøres fem dager i uka.
• Det plukkes papir og avfall utvendig.
• Fortau og uteområder spyles etter behov, med hovedrengjøring om våren og høsten.
• Fasadevask en til to ganger i året.

Du er selv ansvarlig for å gjennomføre og bekoste renhold i egne lokaler.

Vi har lagt til rette for kildesortering på de fleste eiendommene våre. Avfall skal kastes i dedikerte avfallsrom. Produksjonsavfall må du selv kvitte deg med på en forsvarlig måte. Husk å følge bruksanvisningen på containerne og gjøre deg kjent med bruken av søppelanlegget. Meld fra om eventuelle problemer eller uregelmessigheter ved å sende en e-post til service@gi.no.

Snøbrøyting

GI har tegnet en avtale om brøyting og strøing av uteområder på eiendommene våre. Den inngår i felleskostnadene for bygget. Det brøytes vanligvis ved snøfall på fem centimeter eller mer. Frekvensen kan bli annerledes ved store snømengder, men det skal ikke skape unødige problemer for leietakere eller besøkende. Trapper og inngangspartier skal være fri for is og snø.

Vaktmester

Driftsansvarlig har arbeidstid mandag til fredag kl. 08.00 – kl. 16.00.

Ventilasjon og kjøling

Ventilasjonssystemet har balansert ventilasjon og kjøling via ventilasjonsanlegget.

Varmeanlegg

Oppvarmingen av ventilasjonsluften skjer ved gjenvinning av avtrekksluften, samt vannbårne varmebatterier i ventilasjonsaggregatene og i enkelte eiendommer et vannbårent radiatorsystem. Ventilasjonsanleggene er utstyrt med tilluftsfilter. Ved lekkasjer fra radiator eller rørsystemene må driftspersonell kontaktes umiddelbart.

Miljø/internkontroll

Driftsansvarlig i GI skal kontrollere at rutiner og instrukser blir ivaretatt. Leietaker har plikter i henhold til Internkontrollforskriften og Byggherreforskriften. Arbeidsmiljøloven gjelder for begge parter.

Tilstandskontroll

Gårdeier foretar tilstandsbefaringer på tak, utvendige fasader og fellesarealer årlig/periodisk.

Ventilasjon

Gårdeier mottar årlige tilstandsrapporter fra et eksternt firma. Viser til vedlikeholdsinstruks, drift.

Kjøling

Serviceavtale, vedlikeholdsinstruks.

Sterkstrøm:

Fellestavler termograferes, dvs. hovedtavle med underfordelinger og automatikkskap/sentraler. Om nødvendig iverksettes tiltaksplan.

Dine kontaktpersoner:

Marked/Forvaltning
Ansvar for: Kontraktsforhandlinger, forvaltning, endring av arealbehov

Navn: Tom Henrik Haugland
Tlf: 900 26 440
Mail: thh@gi.no

Drift Ansvar for:

Drift/daglig drift og vedlikehold

Driftssjef
Navn: Stein Ove Rasmussen
Tlf: 957 03 007
Mail: sor@gi.no

Driftstekniker
Navn: Dag Arve Gisholt
Tlf: 959 93 475
Mail: dag@gi.no

Ta kontakt:

• når du har spørsmål om bygget du leier i?
• når du ønsker kontakt med ansatte hos oss?
• når du har spørsmål om leieforholdet ditt?
• når du trenger hjelp fra håndverkere?

Du trenger bare en adresse for å komme i kontakt med driftssjef/driftstekniker, forvalter eller andre i Grenland Næringspark AS.

Du sender spørsmål på mail: service@gi.no og dine ønsker eller behov formidles til riktig person som kontakter deg. Alle henvendelser vedrørende leieforhold og drift blir registrert. Dette er viktig for at vi skal kunne være oppdatert på hendelser og være informert om utfordringene i bygget vårt. På den måten kan vi holde høyere standard og yte bedre service til alle våre leietakere.

Formidling/Bestilling av tilleggstjenester og innvendig vedlikehold: Vi kan formidle kontakt med håndverkere for å hjelpe deg med oppgaver i dine leide lokaler. Vi formidler kontakt med de håndverkere vi normalt selv benytter. Vi gjør oppmerksom på at alle håndverkertjenester innenfor eget leieareal som ikke skyldes feil og mangler i forhold til Gårdeiers kontraktsforpliktelser, vil faktureres direkte til den enkelte leietaker.